Скованные одной цепочкой: как оценить издержки документооборота в компании
В недавней колонке для Forbes предпринимательница Полина Козловская рассказала о стоимости электронного документооборота для ее компани — производителя хлеба. Но статья подняла более важные вопросы, чем затраты конкретного бизнеса. О том, как найти общий язык между операторами ЭДО, производителями и ретейлерами, рассказывает и. о. генерального директора цифровой платформы для электронного документооборота «СберКорус» Виталий Тарасов.
Когда я прочитал статью «Дневник предпринимательницы: во сколько бизнесу обходится электронный документооборот», первое, о чем я подумал, — мы с командой каждый день обсуждаем те же вопросы, что подняты в материале. В 2022 году 68% наших пользователей назвали экономию денег компании и рабочего времени сотрудников важнейшими результатами внедрения электронного документооборота (ЭДО).
Бумажный вариант
Бизнес не существует без документооборота. Сделки неотделимы от документов. Почти любая сделка — это трансакция денежных средств. На одну трансакцию в большинстве случаев приходится не один документ, а два, три и даже больше, если речь идет, например, о международной операции. Часто необходима длинная цепочка документов, без поэтапного оформления которых не состоится сделка.
Подсчитать затраты на это в бумажном виде на первый взгляд просто.
Если мы говорим об оформлении 300 документов за рабочий день, то в первую очередь важно учитывать, что один документ — это не всегда один лист бумаги, в большинстве случаев это два-три листа и более, а значит, все расчеты нужно умножить как минимум на два и говорить уже не о количестве документов, а о количестве комплектов документов. 6300 комплектов документов в месяц — это как минимум 26 пачек бумаги (9000 рублей при средней цене 350 рублей за пачку). Прибавим еще 1500 рублей на заправку принтера.