Почему не стоит использовать в деловой переписке капслок и сокращения?

ForbesБизнес

Без «пжлст», мемов и капслока: правила делового общения в мессенджерах

Екатерина Котова

Фото Getty Images

Пандемия и удаленная работа привели к тому, что деловое общение почти полностью перешло в онлайн. Поначалу ни компании, ни руководители, ни сотрудники не понимали, как грамотно выстраивать взаимодействие в интернете. Но постепенно сформировался цифровой этикет, регулирующий правила делового общения в онлайн-среде. О том, почему не стоит использовать в деловой переписке капслок, сокращения вроде «пжлст» и «очхор» и разбивать фразы в предложении на отдельные сообщения, в колонке для Forbes рассказывает управляющий консультант рекрутинговой компании Hays Екатерина Котова.

Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают.

В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы.

Как общаться в мессенджерах

В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.

Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.

  • Первое — выражайте мысли без лишних эмоций. Они в деловом общении отпугивают, здесь нужна сдержанность. Не стоит увлекаться смайликами, стикерами и анимационными картинками. И нужно отказаться от прописных букв (капслока) — они воспринимаются как слишком громкая речь и могут вызвать неприязнь. Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность.
  • Второе правило — не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения. Ведь человек каждый раз будет получать новые уведомления. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его своим звуковым сигналом.
  • Третье — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00. Безусловно, могут возникать срочные важные вопросы, требующие немедленного рассмотрения. Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

«Я не оставлю себя в беде» «Я не оставлю себя в беде»

Как поддержать себя, если силы на исходе?

Psychologies
Почему котики такие милые? Этому есть 8 научно обоснованных причин Почему котики такие милые? Этому есть 8 научно обоснованных причин

Почему кошки кажутся нам маленькими детьми?

Cosmopolitan
Книжная диета: что советует почитать создатель приложения Prisma Алексей Моисеенков Книжная диета: что советует почитать создатель приложения Prisma Алексей Моисеенков

Создатель Prisma советует книги, которые помогли ему в развитии проектов

Forbes
Что такое старый Новый год Что такое старый Новый год

В России Новый год празднуют дважды — 31 декабря и 13 января

СНОБ
Одно расстройство: как американские психиатры изучают психопатию с помощью экспериментов над заключенными в тюрьмах Одно расстройство: как американские психиатры изучают психопатию с помощью экспериментов над заключенными в тюрьмах

Психопатия вызвана дефектом в определенных участках коры головного мозга

Esquire
Эпичные ошибки инженеров Toyota, Mazda, Mercedes-Benz и других автомобильных фирм Эпичные ошибки инженеров Toyota, Mazda, Mercedes-Benz и других автомобильных фирм

Ошибки при конструировании автомобилей неизбежны, и вот несколько из них

Maxim
Герои и друзья «РБК Стиль» — о фильмах для новогодних каникул Герои и друзья «РБК Стиль» — о фильмах для новогодних каникул

Все мы в любые каникулы и выходные задаемся вопросом, что посмотреть

РБК
Продаёт мельницы для специй за €1500 с пожизненной гарантией: зачем Peugeot занимается кухонными принадлежностями Продаёт мельницы для специй за €1500 с пожизненной гарантией: зачем Peugeot занимается кухонными принадлежностями

Как Peugeot изобрела механизм размола и наладила экспорт мельниц

VC.RU
Астрономы получили свидетельства, указывающие на огромную экзолуну у далекой экзопланеты размером с Юпитер Астрономы получили свидетельства, указывающие на огромную экзолуну у далекой экзопланеты размером с Юпитер

Астрономы хотят понять, насколько часто у планет встречаются спутники

Популярная механика
В погоне за универсальностью: палубный многоцелевой самолёт MPSNA из 80-х В погоне за универсальностью: палубный многоцелевой самолёт MPSNA из 80-х

Универсальный палубный самолёт MPSNA, о котором мы сегодня поговорим

Популярная механика
Марс, древняя жизнь и… утки Марс, древняя жизнь и… утки

«Утиный тест» — популярный способ протестировать очевидность происходящего

Наука и жизнь
Их не нужно готовить: список самых здоровых продуктов для тех, кто вечно занят Их не нужно готовить: список самых здоровых продуктов для тех, кто вечно занят

Здоровые продукты, которые стоит держать в холодильники для перекуса

Cosmopolitan
Эволюционный успех ян-рукокрылых объяснили открытым каналом Розенталя Эволюционный успех ян-рукокрылых объяснили открытым каналом Розенталя

Зоологи обнаружили важное отличие между двумя современными группами рукокрылых

N+1
Мед: польза и вред, калорийность, советы врача Мед: польза и вред, калорийность, советы врача

Действительно ли мед содержит так много витаминов и питательных элементов?

РБК
От «Волги» до купе Mercedes: все автомобили Владимира Высоцкого От «Волги» до купе Mercedes: все автомобили Владимира Высоцкого

Какие машины были у Высоцкого, кроме знаменитого небесно-голубого Mercedes W116?

РБК
История одной песни: «Sweet Child o’ Mine», Guns N’ Roses, 1987 История одной песни: «Sweet Child o’ Mine», Guns N’ Roses, 1987

Песня, рожденная из безделушки, нынче числится в рекордсменах YouTube

Maxim
Анатолий Найман. «Я прощаюсь с этим временем навек» Анатолий Найман. «Я прощаюсь с этим временем навек»

Вспоминаем одного из знаковых людей отечественной литературы — Анатолия Наймана

СНОБ
Мода в кино. Отрывок из книги Кристофера Лаверти Мода в кино. Отрывок из книги Кристофера Лаверти

Отрывок из книги «Мода в кино» — о том, как придумывали образы для героев кино

СНОБ
Что же будет дальше? Что же будет дальше?

Сказки заканчиваются свадьбой, в жизни же после нее начинается самое интересное

Cosmopolitan
Что нам делать с гедонизмом Что нам делать с гедонизмом

Может ли гедонизм превратиться в большую проблему?

GQ
Мама, я знаю, мы все сошли с ума Мама, я знаю, мы все сошли с ума

Что толкает молодежь глубоко копаться в себе и к чему это приводит

Vogue
История легенды История легенды

Ford Mustang — это больше чем машина. Мечта, икона, символ времени

Robb Report
Ее скромное мнение Ее скромное мнение

Голос, прическа, манера двигаться – в Шакире всё неповторимо

Cosmopolitan
Стокгольмский синдром Стокгольмский синдром

Что заставляет женщин испытывать чувства к мужчинам с плохой репутацией?

Cosmopolitan
«С самых низов»: как Дина Хабирова прошла путь от хостес до успешного ресторатора «С самых низов»: как Дина Хабирова прошла путь от хостес до успешного ресторатора

Дина Хабирова уже более 25 лет работает в ресторанном бизнесе

Forbes
Надежда Бабкина. Ягодка опять Надежда Бабкина. Ягодка опять

Надя Бабкина не всегда была в чести, иной раз ощущала себя ненужным элементом

Коллекция. Караван историй
Беги без оглядки: 9 признаков того, что твой мастер маникюра не профессионал Беги без оглядки: 9 признаков того, что твой мастер маникюра не профессионал

Как найти хорошего мастера маникюра?

VOICE
Учёные считают, что шестое массовое вымирание уже началось Учёные считают, что шестое массовое вымирание уже началось

За последние 500 лет вымерло от 7% до 13% видов животных

Популярная механика
Кодекс долголетия: что заставляет нас стареть и как это остановить Кодекс долголетия: что заставляет нас стареть и как это остановить

Почему мы стареем и как можем замедлить этот процесс и даже обратить его вспять

Forbes
Пример для подражания. Светлана Наумова Пример для подражания. Светлана Наумова

Как любить свое дело, терять его, но всегда с триумфом возвращаться

Cosmopolitan
Открыть в приложении