Почему не стоит использовать в деловой переписке капслок и сокращения?

ForbesБизнес

Без «пжлст», мемов и капслока: правила делового общения в мессенджерах

Екатерина Котова

Фото Getty Images

Пандемия и удаленная работа привели к тому, что деловое общение почти полностью перешло в онлайн. Поначалу ни компании, ни руководители, ни сотрудники не понимали, как грамотно выстраивать взаимодействие в интернете. Но постепенно сформировался цифровой этикет, регулирующий правила делового общения в онлайн-среде. О том, почему не стоит использовать в деловой переписке капслок, сокращения вроде «пжлст» и «очхор» и разбивать фразы в предложении на отдельные сообщения, в колонке для Forbes рассказывает управляющий консультант рекрутинговой компании Hays Екатерина Котова.

Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают.

В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы.

Как общаться в мессенджерах

В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.

Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.

  • Первое — выражайте мысли без лишних эмоций. Они в деловом общении отпугивают, здесь нужна сдержанность. Не стоит увлекаться смайликами, стикерами и анимационными картинками. И нужно отказаться от прописных букв (капслока) — они воспринимаются как слишком громкая речь и могут вызвать неприязнь. Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность.
  • Второе правило — не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения. Ведь человек каждый раз будет получать новые уведомления. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его своим звуковым сигналом.
  • Третье — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00. Безусловно, могут возникать срочные важные вопросы, требующие немедленного рассмотрения. Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

7 советов, которые помогут вам справиться с волнением во время важного разговора 7 советов, которые помогут вам справиться с волнением во время важного разговора

Что делать, если никак не получается собраться с мыслями и перестать нервничать

GQ
5 раз, когда российские звезды облажались на Западе: худшие выходы в свет наших 5 раз, когда российские звезды облажались на Западе: худшие выходы в свет наших

Звезды, которым не удалось произвести впечатление своими нарядами на Западе

Cosmopolitan
Фонды нового типа: как технологии меняют венчурную индустрию Фонды нового типа: как технологии меняют венчурную индустрию

Как меняются правила игры и бизнес-модели на венчурном рынке

Forbes
Битц-опрос Битц-опрос

Зази Битц – о серьезном отношении к моде и мечтах о режиссуре

Harper's Bazaar
Камеры заднего вида для автомобиля: краткий и доступный гайд по выбору Камеры заднего вида для автомобиля: краткий и доступный гайд по выбору

Зачем нужны камеры заднего вида, какими они бывают и как выбрать лучшую?

CHIP
12 вещей, которые лучше, чем оргазм 12 вещей, которые лучше, чем оргазм

Не вздумай заменять этим нормальный человеческий секс!

Maxim
Игра фактур Игра фактур

Современный, функциональный интерьер с яркими акцентами

SALON-Interior
Нужны ли миру цифровые деньги? Объясняет эксперт Нужны ли миру цифровые деньги? Объясняет эксперт

Кто лидирует в гонке цифровых валют и что будет, если деньги уйдут в digital?

Inc.
Доисторическая симфония: как «разговаривали» динозавры Доисторическая симфония: как «разговаривали» динозавры

Как ученые пытаются реконструировать голос динозавров?

Популярная механика
Психолог от бота: почему выходцы из «Яндекса» продали сервис самопомощи Sayana Психолог от бота: почему выходцы из «Яндекса» продали сервис самопомощи Sayana

Зачем основатели Sayana продали сервис и что собираются делать дальше?

Forbes
Широко распространенный вирус может вызывать рассеянный склероз Широко распространенный вирус может вызывать рассеянный склероз

Как связаны вирус Эпштейна-Барр и рассеянный склероз?

Популярная механика
Психопаты в доме священника: отрывок из романа букеровской финалистки Патриции Локвуд Психопаты в доме священника: отрывок из романа букеровской финалистки Патриции Локвуд

Автобиографическая книга Патриции Локвуд

Forbes
Как панды набирают вес, если едят только бамбук Как панды набирают вес, если едят только бамбук

Как панды набирают вес и переносят холодные зимы без спячки?

Популярная механика
Что такое омега-3 и при каких болезнях помогут эти вещества Что такое омега-3 и при каких болезнях помогут эти вещества

Почему вещества из группы омега-3 — одна из самых популярных добавок к пище

РБК
Самый древний язык, или как разговаривали наши предки Самый древний язык, или как разговаривали наши предки

Когда появился язык? И какой из ныне существующих языков самый древний?

Популярная механика
Одна вокруг света: ночевка в пустыне и Долина желаний Одна вокруг света: ночевка в пустыне и Долина желаний

157-я серия о кругосветном путешествии москвички Ирины Сидоренко: Колумбия

Forbes
Мечта шахтера Мечта шахтера

Эрни Форд не знал, что шахтерская песенка «Шестнадцать тонн» прославит его

Вокруг света
Главная литература для предпринимателей XXI века: топ-10 книг про бизнес Главная литература для предпринимателей XXI века: топ-10 книг про бизнес

Лучшие книги по бизнесу и управлению для начинающих и опытных предпринимателей

Forbes
10 попыток создать дешевый автомобиль 10 попыток создать дешевый автомобиль

Если денег нет, а ехать надо…

Maxim
Отрывок из книги «Коммуналка на Петроградке» Анастасии Вепревой и Романа Осминкина Отрывок из книги «Коммуналка на Петроградке» Анастасии Вепревой и Романа Осминкина

Отрывок из книги о жизни в коммунальной квартире

СНОБ
Астрономы получили свидетельства, указывающие на огромную экзолуну у далекой экзопланеты размером с Юпитер Астрономы получили свидетельства, указывающие на огромную экзолуну у далекой экзопланеты размером с Юпитер

Астрономы хотят понять, насколько часто у планет встречаются спутники

Популярная механика
«Сейчас бы действовал более формально и через менеджеров»: основатель Xsolla — об уроках после массовых увольнений «Сейчас бы действовал более формально и через менеджеров»: основатель Xsolla — об уроках после массовых увольнений

В чем ошибся основатель Xsolla, обвиняя своих сотрудников в невовлеченности?

VC.RU
Вера Брежнева: «Я не зацикливаюсь на прошлом» Вера Брежнева: «Я не зацикливаюсь на прошлом»

Вера Брежнева рассказала, что ей нужно для счастья

Cosmopolitan
Реакция на серебро: почему второе место фигуристки Щербаковой важнее любого золота Реакция на серебро: почему второе место фигуристки Щербаковой важнее любого золота

Половина мира не верила в успех Ани Щербаковой, но она расставила всех по местам

Maxim
Эффект стереотипов: почему мы симпатизируем одному миллиардеру сильнее, чем группе богачей Эффект стереотипов: почему мы симпатизируем одному миллиардеру сильнее, чем группе богачей

Почему мы терпимо относимся к богатству отдельных людей?

VC.RU
Капитализм сбился с пути: почему нечистоплотные бизнесмены всегда терпят крах Капитализм сбился с пути: почему нечистоплотные бизнесмены всегда терпят крах

Отрывок из книги «Этичный капиталист» — почему отношение к сотрудникам так важно

Forbes
Байки из склепов: как устроен египетский Город мертвых в Каире Байки из склепов: как устроен египетский Город мертвых в Каире

Эль-Карафа — кладбище, которое стало настоящим домом для живых жителей

Forbes
Переезд Достоевского Переезд Достоевского

Почему новое здание музея Достоевского — это проблема?

Собака.ru
Как устроены катапульты истребителей V поколения: наглядная демонстрация Как устроены катапульты истребителей V поколения: наглядная демонстрация

Как работают катапультные кресла в современных истребителях?

Популярная механика
Как победить рутину в отношениях Как победить рутину в отношениях

Как предотвратить тоску и сбежать от рутины в отношениях?

GQ
Открыть в приложении