Переговорка на балконе
Антивирусная самоизоляция и активный переход компаний на удаленную работу резко повысил спрос на необходимые для этого ИТ-решения. Однако работа из дома связана и со сложностями организационного, а также психологического характера
Мечта сибарита, когда не вставая с дивана, с чашечкой кофе в руке можно выполнять свои должностные обязанности, сейчас все больше становится реальностью. Меры по защите от коронавирусной инфекции заставляют компании переводить персонал на удаленную работу: в России о том, что все или часть сотрудников работают из дома, объявили «Почта России», Rusal, Mail.ru Group, «Яндекс», En+ Group, Qiwi и многие другие компании; о переходе на домашний режим заявляют и некоторые государственные учреждения. «Возможность удаленной работы в нашей компании появилась еще в 2008 году. Поэтому сейчас, при вынужденном переходе некоторых офисов на домашний режим для сотрудников, ничего экстраординарного не происходит. Наоборот, у персонала нет лишнего стресса, особенно когда в многочисленных регионах мира атмосфера близка к панической, — говорит Дмитрий Лагун, генеральный директор международной логистической группы компаний AsstrA. — Первыми на формат home office в первой половине января перешли сотрудники нашего шанхайского офиса. С середины февраля удаленно начал работать офис в Бергамо, недавно такой формат введен для офисов в Варшаве, Вильнюсе и Праге. В Китае тревожная ситуация продлилась два с половиной месяца, потом напряжение из-за эпидемии спало и люди вернулись в офисы. Мы рассчитываем, что в Европе этот период продлится не дольше. Управляющие наших филиалов внимательно следят за ситуацией в своем регионе и придерживаются рекомендаций властей».
«Мы в Qiwi приняли решение перейти на удаленную работу еще до официальной рекомендации от мэрии Москвы, к моменту ее появления у нас несколько сотен человек уже работали удаленно, — рассказывает Юлия Галкина, PR-менеджер компании Qiwi. — Это был пилотный проект, и уже через три дня почти вся компания была переведена на удаленный режим работы, за исключением тех, кто в силу своих функций должен оставаться в офисе».
Согласно последним опросам, больше всего на удаленную работу перешло предприятий малого и среднего бизнеса: по данным недавнего опроса платформы «Mail.ru для бизнеса», в Москве со второй половины марта на дом временно отправили своих сотрудников 79% малых и средних компаний. Однако крупные предприятия пока не спешат отправлять персонал на удаленку: согласно исследованию компании Online Market Intelligence, которая недавно опросила 12,6 тыс. работников различных отраслей, на домашний режим в России перешло порядка 12% всех сотрудников — процесс перехода людей на работу из дома связан с рядом технических и организационных трудностей, а также подходит не для всех предприятий.
Бум онлайн-сервисов
Первые удаленные сотрудники начали появляться в мире вместе с возникновением интернета еще в конце 1990-х, и сейчас такая форма труда довольно распространена. До пандемии коронавируса, по данным Международной организации труда, в странах ЕС удаленно работало уже порядка 20% сотрудников, в Японии — более 30%, а в США в удаленном режиме хотя бы время от времени работают около 40% всех трудоспособных граждан. В России эти показатели гораздо ниже: по оценкам специалистов НИУ ВШЭ, в удаленном режиме до пандемии в России на постоянной или временной основе трудилось не более 10% работников.
Безусловно, возможность перехода на удаленную работу прежде всего связана со спецификой бизнеса: одно дело, скажем, когда в области компьютерного программирования человек может без проблем не приходить в офис, создавая на своем домашнем компьютере нужные компании программные продукты. Другое дело, когда служебные обязанности требуют физического присутствия, например в реальном производстве или в сфере обслуживания. Согласно проведенному в начале текущего года опросу интернет-ресурса по поиску работы HeadHunter, не так много работников в России могут трудиться в удаленном режиме: менее всего удаленная работа в России распространена в таких областях, как туризм, гостиничный бизнес, рестораны, производство, строительство. А больше всего — в рекламе, маркетинге, PR, сфере искусств, массмедиа, среди юристов, где доля удаленного персонала (с учетом сотрудников на фрилансе) может достигать более 50% (см. график 1). «В сферах, связанных с интеллектуальными продуктами — ИТ, юриспруденция, финансы — переход на удаленную работу, как правило, проходит безболезненно, — говорит Илья Летунов, руководитель платформы Mail.ru Cloud Solutions. — Первое время, возможно, непривычно проводить регулярные встречи в онлайн-формате, но это организационный вопрос. С настоящими сложностями, в случае форс-мажора, как сейчас, сталкиваются производственные отрасли и те отрасли, где необходим непосредственный контакт с клиентом: красота и здоровье, образование, общепит, фитнес. Здесь стандартные способы перехода на удаленку не так эффективны и приходится придумывать новые форматы взаимодействия, такие как онлайн-занятия и консультации».
Пандемия дала новый толчок развитию удаленных форматов работы, о чем сейчас свидетельствует бурный рост спроса на ИТ-решения, связанные с такими видами занятости. Например, представители Microsoft заявили, что всего за неделю в середине марта число пользователей ее сервиса Teams выросло почти в полтора раза: с 32 млн ежедневных пользователей по всему миру до 44 млн, одновременно на 500% увеличилось количество встреч, звонков и конференций в группах этого сервиса, а рост использования сервиса на мобильных устройствах составил 200%.
Растущую динамику потребительского внимания демонстрируют онлайн-сервисы видеконференцсвязи (ВКС). На фоне общих падений биржевых индексов акции одной из самых известных мировых сервисов в этой сфере — компании Zoom Video Communications — растут третий месяц, только за последнюю неделю они подорожали на 40%. (Подробнее см. «Озолотились на карантине», стр. 61.) Спрос на подобные сервисы растет и в России: например, по словам представителей TrueConf, одной из ведущих компаний в этой области, за последнюю неделю число активаций ее услуг выросло в четыре раза. В последние годы объем российского рынка услуг ВКС ежегодно составлял около десяти миллиардов рублей, хотя существенно не менялся. В пятерке ведущих систем ВКС по числу внедрений лидируют такие российские компании, как TrueConf, «Видеомост», Mind ВКС, далее идут международные решения Skype for Business (Microsoft), Cisco TelePrecent (см. график 2); представители многих компаний говорят о бурном притоке пользователей.
О росте спроса на услуги, связанные с удаленной работой, говорят и другие компании. «Сейчас мы заметили наибольший рост интереса к технологиям Digital Workspace (“Цифровое рабочее пространство”), например, у компаний из банковской отрасли и телекома — с запросом на покупку, внедрение и расширение текущих инсталляций к нам приходят новые и значимые клиенты, — рассказывает Александр Василенко, глава представительства международной компании VMware в России и СНГ (один из мировых лидеров в области решений для удаленной работы). — В крупных банках обсуждают перевод до пятнадцати процентов персонала на удаленку. У нас есть телеком-заказчики, которые уже несколько лет назад внедрили у себя решения для удаленной работы и сейчас пользуются этими преимуществами».
«Ранее спрос на облачные решения, связанные, например, с сотрудничеством удаленных команд или удаленным доступом к ИТ-ресурсам, и так был достаточно высоким, сейчас же мы видим десятикратный скачок заинтересованности в подобных ИТ-продуктах, — констатирует Евгений Коробов, директор по развитию нового бизнеса компании “Вымпелком” (торговая марка “Билайн”). — Например, сейчас повышенный спрос наблюдается на наш сервис “Единый мониторинг”, который помогает отслеживать эффективность работы сотрудников на удаленке, а также контролировать курьеров и логистов, что очень актуально в текущей ситуации, когда клиенты предпочитают все заказывать на дом».
Виртуальный сотрудник
С технической точки зрения обязательных элементов для эффективной организации удаленной работы не так много. По мнению специалистов, к ним относится наличие компьютера, программного обеспечения для видеоконференций (например, Zoom, Skype), удаленный доступ к рабочей почте, мессенджеры, программы для удаленного доступа к ресурсам компании (например, TeamViewer), системы постановки и контроля выполнения задач. Для эффективной удаленной работы также очень важно иметь защищенный канал связи (VPN, виртуальная частная сеть). Более продвинутый способ организации удаленной работы — создание виртуальных рабочих мест с применением ИТ-решений так называемого класса VDI (Virtual Desktop Infrastructure). «Виртуальные рабочие места нужны компаниям, которые заботятся об информационной безопасности, не хотят страдать от перебоев связи, а их сотрудникам нужен доступ к большому количеству различных приложений, — объясняет Павел Лихницкий, генеральный директор ИТ-компании DIS Group. — Виртуальное рабочее место подразумевает, что на компьютер сотрудника передается только изображение рабочего стола, а все процессы на самом деле запускаются на серверах компании или на других компьютерах. Благодаря такой организации сотрудник не сможет скачать корпоративные данные на флешку даже у себя дома без вашего ведома. Боитесь, что ваши сотрудники будут переходить по зараженным ссылкам? На один компьютер одновременно можно установить два виртуальных рабочих места: одно для работы, другое для личных занятий. В этом случае вирус из личной почты сотрудника не повредит корпоративную систему».
Не так много работников в России могут работать на удаленке (График 1)
Что касается затрат, то в настоящее время, по оценкам участников рынка, в среднем оборудование одного рабочего места обойдется в сумму от 20 тыс. до 60 тыс. рублей в зависимости от конкретных задач. Однако траты могут быть и вовсе минимальными, если в компании уже практиковалась удаленная работа. «В нашем случае дополнительных затрат не потребовалось, равно как и снижения эффективности мы не получили, — рассказывает Олег Козырев, директор по маркетингу сервиса по поиску и бронированию туров Travelata.ru. — Это связано с тем, что у нас изначально была выстроена распределенная команда, которая, по сути, использовала весь инструментарий (ERP, CRM + VoIP, Task Manager, Business Messenger и так далее), как технический, так и организационный для реализации удаленных коммуникаций между сотрудниками и подразделениями еще до всех событий. Мы только более четко регламентировали процесс коммуникаций — добавилось обязательное условие наличия видео при совершении конференц-коллов и организации встреч в виртуальных переговорках, а также более четко формализовали процесс учета рабочего времени у работающих с клиентами сотрудников».
Помимо повышенного интереса к программным продуктам массовый переход на удаленную работу вызывал всплеск спроса и на «железо»: по данным исследовательской компании GfK, только за последнюю неделю продажи ноутбуков в России подскочили на 50%, некоторые дистрибуторы констатируют нехватку этой техники на складах. Еще одна потенциальная проблема — перегрузка сетей связи в связи с более активным использованием интернета на дому. В США и в Европе по этому поводу уже бьют тревогу, некоторые официальные лица, обратились, в частности, к таким поставщикам развлекательного контента, как Netflix, с просьбой передавать в сеть свою продукцию в более низком разрешении, чтобы избежать перегрузок работы интернета. Однако в России с ростом трафика сети, скорее всего, справятся. «Если посмотреть статистику крупных провайдеров в России, то мы видим, что рост трафика хотя и есть, но он не кратный, — оценивает Александр Вахтин, генеральный директор ИТ-компании “Telecom Биржа”. — Так, у провайдера NetbyNet от “Мегафона” рост составил двадцать процентов в дневное время суток; схожие цифры мы видим и у “Акадо”: утром трафик у оператора вырос на 15–20 процентов, днем — на 30 процентов и вечером — на 20 процентов в сравнении с аналогичным периодом двухнедельной давности. Нагрузка на сеть “Ростелекома” также выросла на 20 процентов. При подобном росте оборудование крупных провайдеров должно справиться с нагрузкой. Отмечу также, что в России развитию сетей уделяется достаточно внимания, в том числе в рамках программы преодоления цифрового неравенства. При этом стоит учитывать, что плотность населения у нас в стране ниже, чем в Европе или США (если не брать отдельные крупные мегаполисы вроде Москвы или Санкт-Петербурга)».
Халатное отношение
Основные опасения в связи с переходом на удаленку для владельцев бизнеса связаны с возможным снижением эффективности работы сотрудников: любой руководитель будет нервничать, что же делает персонал без его личного контроля. «Перевод целой компании на дистанционную работу — это огромная нагрузка на администраторов, инженеров и техподдержку. Мы рекомендуем начинать готовить переход с онлайн-аудита бизнес-процессов: при переходе в дистанционный формат необходимо разделить всех людей на группы по потребностям (например, контакт-центр, бухгалтерия, проектные команды, управленцы) и рассказать, как эти потребности можно закрыть инструментами уже удаленной работы, — советует Андрей Иванов, директор по информационным технологиям компании КРОК. — Если речь идет о переводе на удаленную работу распределенной проектной команды, то новые обстоятельства вряд ли сильно по ней ударят. Скорее всего, в таких командах все уже готово для удаленной работы, остается только договориться об инструментах, подходах и точках контроля. В то же время финансисты, которые всегда ходят в офис, могут быть демотивированы удаленкой и быстро “перегореть”. В таких случаях эффективность пострадает, но не сразу, а в какой-то перспективе».
В России доминируют российские ИТ-сервисы удаленной видеосвязи (График 2)
Впрочем, в тех компаниях, где сотрудники уже давно работают удаленно, говорят, что при умелом использовании ИТ-инструментов контролировать персонал на расстоянии можно достаточно эффективно. «Чтобы наладить эффективную коммуникацию между сотрудниками, нужно ввести некие обязательные ритуалы, например утренние планерки по Skype или в Zoom, такая утренняя летучка помогает нашим сотрудникам перейти от домашнего утра к рабочему, — делится опытом Ольга Павликова, директор PR-агентства TrendFox. — Все задачи мы дублируем в Trello — это сервис, позволяющий расставлять задачи целой команде. В нем мы учитываем все задачи по клиенту, включая самые незначительные, там же сотрудники отмечают выполненные задачи. Сотрудников важно не подбадривать, а ставить им четкие задачи и цели, постоянно быть с ними на связи. Нужно, чтобы люди хорошо понимали, что они должны сделать и в какие сроки. Для этого вовсе не обязательно звонить сотруднику пять раз в день, достаточно контролировать ход выполнения задач в специальных сервисах».
Впрочем, в России некоторые процессы пока нельзя перевести полностью на удаленный режим работы из-за особенностей законодательства. «Здесь, в России, мы все еще сильно зависим от бумажных процессов, наша сфера, логистика, — одна из отраслей, в которой невозможно в ряде аспектов обойтись без бумажных документов из-за требований законодательства, — рассказывает Перри Нойман, генеральный директор международной логистической компании Kuehne + Nagel в России. — Значительным подспорьем для работающих в этой сфере компаний стало бы дальнейшее развитие юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО), однако сначала необходимо внести соответствующие изменения в законодательство».
Наконец, со стороны сотрудников переход на удаленную работу тоже требует особой подготовки, в том числе психологической. «Главный принцип успешной работы дома — абстрагироваться от домашней обстановки и понять, что ты на работе, — советует Сергей Дегтярев, совладелец компании Fort Family (услуги по организации мероприятий). — Абсолютно все наши сотрудники успешно работают на удаленке уже два года, некоторые из них для правильного настроя вешают на стену пробковую доску в рабочее время как символ того, что они на работе, и снимают ее в конце дня. Домашние предупреждаются о том, что вы на самом деле на работе, дверь в комнату закрывается — и открывается только на время обеденного перерыва. Особенно тяжело придется тем, у кого стесненные жилые условия, к тому же если их дети дома в связи с объявленным в школах карантином. Здесь проблема может быть решена наушниками, особенно если это наушники с активным шумоподавлением, которые хорошо изолируют от внешних шумов. Еще один вариант — кухня, рабочее общение голосом также можно проводить на балконе или в ванной, которые на время примут на себя роль переговорных. Но, как правило, период психологической адаптации после офиса небольшой и длится не больше одного-двух дней. В этом смысле наша психика достаточно гибкая, главное, чтобы присутствовало все необходимое для работы».
Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl