5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Не дай себе замерзнуть! Не дай себе замерзнуть!

7 рабочих лайфхаков, которые помогут согреться в холода

Лиза
Москва и москвички Москва и москвички

«Жизнь по вызову. Док»: якобы исследование столичной секс-индустрии

Weekend
Вкусный сезон. 8 самых полезных ягод: каждая по-своему неповторима и полезна Вкусный сезон. 8 самых полезных ягод: каждая по-своему неповторима и полезна

Ягоды – один из самых полезных продуктов в мире.

Лиза
Этими трюками пользуются все звездные стилисты: 5 секретов идеальных образов на каждый день Этими трюками пользуются все звездные стилисты: 5 секретов идеальных образов на каждый день

Давай научимся внедрять в образы эффектные детали

VOICE
Успех любой ценой: как перспективный стартап Legionfarm дошел до суда с инвесторами Успех любой ценой: как перспективный стартап Legionfarm дошел до суда с инвесторами

Как стартап Legionfarm оказался в кризисе?

Forbes
Почему новый Land Cruiser добьётся успеха там, где потерпел неудачу FJ Cruiser Почему новый Land Cruiser добьётся успеха там, где потерпел неудачу FJ Cruiser

Почему FJ Cruiser потерпел неудачу?

4x4 Club
Виноват шоколад: история конфет с алкоголем Виноват шоколад: история конфет с алкоголем

Как появились конфеты с алкоголем и изменили мир кондитерских изделий

СНОБ
Король-крыса. Как жил и побеждал гонщик Ники Лауда Король-крыса. Как жил и побеждал гонщик Ники Лауда

Ники Лауда: обменять богатство на острые ощущения и поставить на кон жизнь

РБК
Замуж за иностранца Замуж за иностранца

7 советов, как не попасть в заложники к заморскому принцу

Лиза
Малахитовая шкатулка Малахитовая шкатулка

Интерьер вдохновлен мечтой заказчиков увидеть дом в образе «малахитовой сказки»

SALON-Interior
Как одевались советские дети: 5 обязательных атрибутов Как одевались советские дети: 5 обязательных атрибутов

Давайте вспомним, какими были главные предметы гардероба ребенка в СССР

Psychologies
Водный мир Водный мир

Черногория, которая каждого наградит развлечениями на любой вкус

Y Magazine
Размер не главное: самые маленькие квартиры мира Размер не главное: самые маленькие квартиры мира

Крошечные квартиры, которые вы не могли себе даже представить

Правила жизни
Яркие краски до самых заморозков Яркие краски до самых заморозков

Какие растения посадить на клумбе, чтобы они цвели до наступления холодов

Лиза
Супер в формате «Миди» Супер в формате «Миди»

Яхта Midi Ilumen M35 — самый впечатляющий подарок тому, у кого все есть

Y Magazine
Чего не стоит делать, если вы хотите произвести хорошее впечатление: 4 ошибки Чего не стоит делать, если вы хотите произвести хорошее впечатление: 4 ошибки

Чего следует избегать, если вы хотите произвести положительное впечатление

Psychologies
Американцы сделали человекоподобного робота Apollo для складской работы Американцы сделали человекоподобного робота Apollo для складской работы

Американцы сделали человекоподобного робота Apollo для складской работы

N+1
Как женщины борются со стереотипами о внешности и возрасте на рабочем месте Как женщины борются со стереотипами о внешности и возрасте на рабочем месте

Как стюардессы каждый день сталкиваются с дискриминацией по внешности и возрасту

Forbes
Казино без алкоголя: почему математики не любят рулетку и во что играют инвесторы Казино без алкоголя: почему математики не любят рулетку и во что играют инвесторы

Отрывок из книги популяризатора найки Нила Деграсса Тайсона — «Послание звезд»

Forbes
Время жить Время жить

Квартира в Москве в духе интерьеров советской интеллигенции

SALON-Interior
Мария Богомолова о поддержке стартапов и актуальных направлениях для инвестиций в Москве Мария Богомолова о поддержке стартапов и актуальных направлениях для инвестиций в Москве

Мария Богомолова — о поддержке стартапов, работе с госструктурами и инвестициях

СНОБ
Безобидный нарциссизм: как использовать эту часть личности во благо Безобидный нарциссизм: как использовать эту часть личности во благо

Объясняем, почему нарциссизм — это не так плохо, как многие представляют

Psychologies
Нейробиологи нашли механизм мозга, управляющий концентрацией внимания Нейробиологи нашли механизм мозга, управляющий концентрацией внимания

Основную роль в концентрации внимания играет скоординированная активность

ТехИнсайдер
Повышение устойчивости к антибиотикам связали с загрязнением воздуха Повышение устойчивости к антибиотикам связали с загрязнением воздуха

Загрязнение воздуха значимо связано с устойчивостью патогенов к антибиотикам

N+1
Философ в российском МИДе Философ в российском МИДе

«Разглядывание карты не всегда приводит к верным политическим выводам»

Дилетант
Digital на кухне Digital на кухне

Заменить шеф-повара искусственный интеллект пока не сможет

Bones
Эмилия Спивак: «Мне очень везет на мужчин в кадре» Эмилия Спивак: «Мне очень везет на мужчин в кадре»

Эмилия Спивак рассказала о своей актерской карьере

Караван историй
Пришло время поговорить. Как понять и поддержать подростка Пришло время поговорить. Как понять и поддержать подростка

Что нужно сделать матери, которая хочет выслушать своего ребенка

СНОБ
Как государство присматривается к рынку игровых артефактов Как государство присматривается к рынку игровых артефактов

Росфинмониторинг и Минфин задумались о регулировании игровых валют

Forbes
Из чего делали посуду на Руси? Из чего делали посуду на Руси?

Какой была посуда на Руси и как она изменялась с течение времени

Культура.РФ
Открыть в приложении