5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Даже если неизлечимо больны: почему важно всегда верить в то, что вы здоровы — 3 аргумента Даже если неизлечимо больны: почему важно всегда верить в то, что вы здоровы — 3 аргумента

Почему постоянно прислушиваться к своему организму может быть вредно?

Psychologies
Отрывок из книги Марии Нырковой «​​Залив Терпения» Отрывок из книги Марии Нырковой «​​Залив Терпения»

Откровенный текст о семейной истории, поиске корней и женской силе

СНОБ
Сила слова Сила слова

Как мы сами себя программируем и почему желания нужно проговаривать вслух

Лиза
Крыло бабочки помогло создать охлаждающую цветную пленку Крыло бабочки помогло создать охлаждающую цветную пленку

Температура крыла бабочки оказалась до двух градусов ниже окружающего воздуха

N+1
Все моё — твоё Все моё — твоё

Как переписать квартиру, машину, дачу на мужа или жену

Лиза
Мужской взгляд на воспитание: как стать хорошим отцом Мужской взгляд на воспитание: как стать хорошим отцом

С какими вызовами сталкиваются современные папы и как их преодолевать?

Psychologies
5 типов конфликтных людей — проверьте себя и близких 5 типов конфликтных людей — проверьте себя и близких

Как распознать конфликтного человека, чтобы избежать общения с ним?

Psychologies
«Счастье не за горами»: культурный гид по Перми «Счастье не за горами»: культурный гид по Перми

Что сегодня можно увидеть в Перми и в какие музеи ходить?

Forbes
Автостопом по Сибири Автостопом по Сибири

Автостопный тур по сибирским регионам и на озеро Байкал

Отдых в России
Пудровое напыление: что нужно знать, чтобы получить идеальные брови Пудровое напыление: что нужно знать, чтобы получить идеальные брови

Как делают пудровое напыление и какие у него плюсы и минусы

РБК
Из Нью-Йорка в Париж за 90 минут: сможет ли стартап Hermeus преодолеть скорость звука Из Нью-Йорка в Париж за 90 минут: сможет ли стартап Hermeus преодолеть скорость звука

Разработка пассажирского самолета, который сможет развивать скорость 5 Махов

Forbes
Vigilante Cherokee S 77. Мечта фанатов Jeep Vigilante Cherokee S 77. Мечта фанатов Jeep

Этот рестомод от Vigilante 4х4 находиться на вершине пьедестала

4x4 Club
Сад с продолжением Сад с продолжением

Ежегодно садоводам требуется 24 млн саженцев плодово-ягодных культур

Агроинвестор
Olehan: «Я не буду выступать до тех пор, пока моя музыка не будет играть повсюду» Olehan: «Я не буду выступать до тех пор, пока моя музыка не будет играть повсюду»

Olehan о том, почему он никогда не будет покупать песни и куда хочет двигаться

ЖАРА Magazine
Из чего состоит сон: подробный научный разбор Из чего состоит сон: подробный научный разбор

Что происходит, когда мы принимаем наконец горизонтальное положение и засыпаем

Psychologies
Ингибиторы протонной помпы связали с повышенным риском инфекций у детей Ингибиторы протонной помпы связали с повышенным риском инфекций у детей

Прием ИПП связан с повышенным риском серьезных инфекций у маленьких детей

N+1
12 фильмов Венецианского кинофестиваля 12 фильмов Венецианского кинофестиваля

Старейший в мире Венецианский кинофестиваль в этом году проводится в 80-й раз

Weekend
«Отказаться от роли эксперта по жизни другого человека»: почему психолог не должен командовать и наставлять «Отказаться от роли эксперта по жизни другого человека»: почему психолог не должен командовать и наставлять

Как психологи помогают своим клиентам раскрывать потенциал к саморазвитию

Psychologies
По своему желанию По своему желанию

Самые надежные средства контрацепции, о которых ты, возможно, не знала

Лиза
6 экранных пар, в любовь которых мы не поверили, как они ни старались 6 экранных пар, в любовь которых мы не поверили, как они ни старались

Экранные пары, которые нас совсем не тронули

VOICE
Стрелки на глазах: какие выбрать и как правильно нарисовать Стрелки на глазах: какие выбрать и как правильно нарисовать

Стрелки на веках — один из самых актуальных вариантов макияжа в 2023 году

РБК
Супер в формате «Миди» Супер в формате «Миди»

Яхта Midi Ilumen M35 — самый впечатляющий подарок тому, у кого все есть

Y Magazine
Когда идет дождь: 5 летних образов для плохой погоды Когда идет дождь: 5 летних образов для плохой погоды

Новые стильные образы и крутые модные решения в дождь

VOICE
Большинство мужчин тшинецкого культурного круга унаследовали Y-хромосому от европейских охотников-собиратей Большинство мужчин тшинецкого культурного круга унаследовали Y-хромосому от европейских охотников-собиратей

Для общин тшинецкого культурного круга была характерна патрилокальность

N+1
Рубль с дополнениями: к чему может привести оцифровка российской валюты Рубль с дополнениями: к чему может привести оцифровка российской валюты

При использовании цифрового рубля может возникнуть ряд проблем

Forbes
Искусство быть круглым. Как Смешарики говорят с детьми на серьезные темы Искусство быть круглым. Как Смешарики говорят с детьми на серьезные темы

Какие философские идеи поднимают Смешарики

СНОБ
«Джеймс Уэбб» нашел гораздо больше массивных черных дыр, чем предсказывала теория «Джеймс Уэбб» нашел гораздо больше массивных черных дыр, чем предсказывала теория

Открытия, которые каждый день делает «Джеймс Уэбб» ломают теорию

ТехИнсайдер
Дьявол в мире самолетных запчастей: как TransDigm наживается на Пентагоне и авиации Дьявол в мире самолетных запчастей: как TransDigm наживается на Пентагоне и авиации

Дела у Николаса Хоули сейчас идут просто отлично

Forbes
Из грязи в… грязи Из грязи в… грязи

Подборка мототехники для активного отдыха

Y Magazine
Шик и блеск Шик и блеск

Команда Бориса Уборевича–Боровского создала респектабельный интерьер шоурума

SALON-Interior
Открыть в приложении