5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Без воды Без воды

Какие у безводной косметики преимущества и недостатки?

Лиза
Юрская рыба подавилась аммонитом Юрская рыба подавилась аммонитом

Немецкие палеонтологи описали окаменелость раннеюрской рыбы

N+1
Вставай с дивана! Гиподинамия: причины малоподвижного образа жизни и его последствия Вставай с дивана! Гиподинамия: причины малоподвижного образа жизни и его последствия

Аристотель сказал: «Движение – это жизнь, а жизнь – это движение!»

Лиза
Почему близкие вас не поддерживают: 7 причин Почему близкие вас не поддерживают: 7 причин

Что делать, если близкие нас не поддерживают?

Psychologies
Как продлить любовь: 6 научно доказанных советов Как продлить любовь: 6 научно доказанных советов

Как сделать любовные отношения счастливыми и долговечными?

Psychologies
Как электричество «Москвича» действует на людей: тестируем на дорогах и не только Как электричество «Москвича» действует на людей: тестируем на дорогах и не только

«Москвич 3е» — яркий автомобиль, встреча с которым запомнится надолго

Maxim
Не просто аксессуар: 4 причины, почему нужно носить солнцезащитные очки и летом, и зимой Не просто аксессуар: 4 причины, почему нужно носить солнцезащитные очки и летом, и зимой

Какую пользу могут принести солнцезащитные очки?

ТехИнсайдер
Тень Карафуто Тень Карафуто

Южная половина острова Сахалин исторически была тесно связана с японцами

Вокруг света
Как сравнение с другими разрушает нас Как сравнение с другими разрушает нас

Ваш жизненный путь не похож на путь других, потому что этого не может быть

Psychologies
Прощальный жест: о чем говорит послание Аркадия Воложа Прощальный жест: о чем говорит послание Аркадия Воложа

Тренд на смену образа и сжигание мостов задают цифровые предприниматели

Forbes
Императорские пингвины в четырех колониях в море Беллинсгаузена потеряли всех птенцов в 2022 году Императорские пингвины в четырех колониях в море Беллинсгаузена потеряли всех птенцов в 2022 году

Почему пингвины моря Беллинсгаузена не смогли вывести птенцов в 2022 году

N+1
А мы тут… мультики смотрим А мы тут… мультики смотрим

Герои статьи рассказали, какие мультфильмы больше всего впечатлили их в детстве

Лиза
Наивная роскошь. Зачем россияне смотрят турецкие сериалы Наивная роскошь. Зачем россияне смотрят турецкие сериалы

Почему интерес к турецким сериалам возрастает и зачем их вообще смотреть?

СНОБ
Наше место во Вселенной: что таит в себе космос и где именно находится Земля Наше место во Вселенной: что таит в себе космос и где именно находится Земля

Чтобы найти свою планету во Вселенной, нужно знать точный адрес. Записывайте

ТехИнсайдер
Чтобы лучше видеть Чтобы лучше видеть

Как быстро снять усталость глаз и почему она возникает?

Лиза
По каким правилам проходила трапеза на Руси? По каким правилам проходила трапеза на Руси?

Каждый прием пищи на Руси превращался в ритуал со своими правилами

Культура.РФ
Трагические события: как они влияют на психику и что помогает их пережить — 3 практики Трагические события: как они влияют на психику и что помогает их пережить — 3 практики

Что отличает травматичные и стрессовые ситуации? Как они влияют на нас?

Psychologies
Конец отношений или пауза. Что такое гостинг и в чем его причины Конец отношений или пауза. Что такое гостинг и в чем его причины

Почему мужчины иногда пропадают без всяких видимых причин и как быть?

Лиза
Культура Культура

Сюжеты, характеризующие культурную жизнь современных ОАЭ и Саудовской Аравии

Правила жизни
«Почему ты такая худая»: что такое скинни-шейминг и как он влияет на женщин «Почему ты такая худая»: что такое скинни-шейминг и как он влияет на женщин

Худые люди тоже сталкиваются с буллингом — из-за «недостаточного веса»

Forbes
«Румынские мифы. От вырколаков и фараонок до Мумы Пэдурий и Дракулы» «Румынские мифы. От вырколаков и фараонок до Мумы Пэдурий и Дракулы»

Как заполучить и использовать корень мандрагоры

N+1
Карты, деньги, два стола: 15 лучших фильмов об азартных играх Карты, деньги, два стола: 15 лучших фильмов об азартных играх

Поп лучших фильмов про покер и другие карточные и азартные игры

Forbes
Знакомьтесь, Павловы Знакомьтесь, Павловы

Ростислав и Александра — идеальная пара и Бэкхемы российской онкологии!

Собака.ru
Правда ли, что в Древнем Египте братья брали в жены сестер: тонкости внутрисемейного брака Правда ли, что в Древнем Египте братья брали в жены сестер: тонкости внутрисемейного брака

Насколько распространены были браки внутри королевских семей Древнего Египта?

ТехИнсайдер
Ад оказался ближе центра Земли: какую загадку хранит 12-километровая Кольская сверхглубокая скважина Ад оказался ближе центра Земли: какую загадку хранит 12-километровая Кольская сверхглубокая скважина

Сверхглубокую Кольскую скважину начали бурить в 1970-е годы... что там нашли?

ТехИнсайдер
История сумасшествия: как менялась психиатрия — от античности до наших дней История сумасшествия: как менялась психиатрия — от античности до наших дней

Как изменялось отношение к психическим заболеваниям?

Psychologies
Любовь, как в кино: почему мы мечтаем о нереалистичных отношениях Любовь, как в кино: почему мы мечтаем о нереалистичных отношениях

Почему мы хотим любви, как в романтическом фильме?

Psychologies
Как построить счастливые отношения: 5 советов Как построить счастливые отношения: 5 советов

Как создать союз любящих и доверяющих друг другу людей?

Psychologies
Like A Virgin: культовые образы Мадонны Like A Virgin: культовые образы Мадонны

Самые узнаваемые образы Мадонны, которые мода уже вряд ли забудет

Правила жизни
Почему бить посуду — к счастью? Почему бить посуду — к счастью?

Как возникли традиции, связанные с битьем посуды?

Культура.РФ
Открыть в приложении