5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Восполняем недостаток солнца в зимнее время: что надо знать о витамине D Восполняем недостаток солнца в зимнее время: что надо знать о витамине D

Чувствуете упадок сил, а кожа стала сухой и тусклой?

Psychologies
Полтора ребенка – разве такое возможно? Невероятная история близнецов Джона и Роберта Экхарт Полтора ребенка – разве такое возможно? Невероятная история близнецов Джона и Роберта Экхарт

Отсутствие нижних конечностей не помешало Джону Экхарту реализоваться в жизни

ТехИнсайдер
Упал, очнулся – гипс Упал, очнулся – гипс

Как оказать первую помощь при переломе, а чего делать нельзя

Лиза
Что такое глэмпинг простыми словами Что такое глэмпинг простыми словами

Глэмпинг подразумевает под собой гостиничные удобства в полевых условиях

РБК
«Аквариум: Геометрия хаоса». Отрывок из книги Александра Кушнира «Аквариум: Геометрия хаоса». Отрывок из книги Александра Кушнира

Глава из новой книги «Аквариум: Геометрия хаоса» продюсера Александра Кушнира

СНОБ
«Счастье не за горами»: культурный гид по Перми «Счастье не за горами»: культурный гид по Перми

Что сегодня можно увидеть в Перми и в какие музеи ходить?

Forbes
«Я падала в обморок, когда весила 45 кг»: Алена Шишкова призналась, что страдала от булимии и анорексии «Я падала в обморок, когда весила 45 кг»: Алена Шишкова призналась, что страдала от булимии и анорексии

Модель Алена Шишкова впервые откровенно рассказала о проблемах со здоровьем

VOICE
«А я живу две жизни»: 3 вида детского вранья «А я живу две жизни»: 3 вида детского вранья

Почему дети врут?

Psychologies
Мясо без мяса, мука из кузнечиков, ИИ в фастфуде: какое будущее ждет еду Мясо без мяса, мука из кузнечиков, ИИ в фастфуде: какое будущее ждет еду

Как меняются технологии производства продуктов?

РБК
Мобильный розарий Мобильный розарий

Розы уместны всегда и везде

Лиза
Молчать нельзя говорить: к чему приводит отсутствие полового воспитания девочек Молчать нельзя говорить: к чему приводит отсутствие полового воспитания девочек

Как избежать последствий отсутствия полового воспитания?

Psychologies
Напуганные долларом: кто взвинтил спрос на московские новостройки Напуганные долларом: кто взвинтил спрос на московские новостройки

Продажи в новостройках Москва сильно выросли и в сравнении с прошлым годом

Forbes
Надоел ваш феминизм: за что мужчины обиделись на «Барби» Надоел ваш феминизм: за что мужчины обиделись на «Барби»

Почему фильм «Барби» оказался настолько смешным и провокационным?

VOICE
Шик и блеск Шик и блеск

Команда Бориса Уборевича–Боровского создала респектабельный интерьер шоурума

SALON-Interior
5 типов конфликтных людей — проверьте себя и близких 5 типов конфликтных людей — проверьте себя и близких

Как распознать конфликтного человека, чтобы избежать общения с ним?

Psychologies
Банан на скотче и рассол: как художники превращают еду в искусство Банан на скотче и рассол: как художники превращают еду в искусство

Художники осваивают еду как средство выражения своих идей

РБК
10 вещей, которых вы не поймете, если не жили в коммуналке 10 вещей, которых вы не поймете, если не жили в коммуналке

10 самых странных вещей, с которыми приходилось сталкиваться в коммуналке

Psychologies
Плоский животик Плоский животик

Как делать вакуум живота и 5 причин, чтобы это попробовать

Лиза
Как дебют Кристиана Бейла в кино у советского режиссера едва не закончился трагедией Как дебют Кристиана Бейла в кино у советского режиссера едва не закончился трагедией

Кинодебют Кристиана Бейла прошел под руководством советского режиссера

VOICE
7 правил успешных отношений, о которых вам не расскажут психологи: мнение читательницы 7 правил успешных отношений, о которых вам не расскажут психологи: мнение читательницы

Правила отношений, которые предложила сама жизнь и опыт

Psychologies
В мозге людей с избыточным весом изменен «центр управления аппетитом» В мозге людей с избыточным весом изменен «центр управления аппетитом»

У людей с ожирением меняется гипоталамус

ТехИнсайдер
Заколоченные окна: какие проблемы вызовет отказ Microsoft продлевать лицензии Заколоченные окна: какие проблемы вызовет отказ Microsoft продлевать лицензии

Лицензии Microsoft на продукты будут действовать до конца сентября

Forbes
В палеофекалиях древних добытчиков соли нашли яйца гельминтов В палеофекалиях древних добытчиков соли нашли яйца гельминтов

Палеопаразитологи исследовали 35 палеофекалий XII–VII веков до нашей эры

N+1
От тьмы — к звездам: 11 полнометражных фильмов Кристофера Нолана от худшего к лучшему От тьмы — к звездам: 11 полнометражных фильмов Кристофера Нолана от худшего к лучшему

Нелинейное повествование — основа метода Кристофера Нолана. 11 его фильмов

Правила жизни
Налоговый рай с оговорками: как разобраться в льготных режимах для компаний в ОАЭ Налоговый рай с оговорками: как разобраться в льготных режимах для компаний в ОАЭ

Эксперты рассказывают о тонкостях ведения бизнеса в ОАЭ

Forbes
Замуж за иностранца Замуж за иностранца

7 советов, как не попасть в заложники к заморскому принцу

Лиза
Психология смерти и технологии: сможет ли цифровой аватар заменить умершего Психология смерти и технологии: сможет ли цифровой аватар заменить умершего

Можно ли жить вечно?

Psychologies
Освободите Вилли: почему Вилли Вонка гораздо больше, чем все шутки о нем Освободите Вилли: почему Вилли Вонка гораздо больше, чем все шутки о нем

Рассказываем, чего ждать от «Вонки» с Тимоти Шаламе

Правила жизни
Тюнинг-комплект для BMW X7 M60i стоит как новый BMW 2-й серии Тюнинг-комплект для BMW X7 M60i стоит как новый BMW 2-й серии

Larte Design представила новый обвес из углеродного волокна для BMW X7

4x4 Club
Исчезающий вид. Что такое айсвайн, или «ледяное вино» Исчезающий вид. Что такое айсвайн, или «ледяное вино»

Чем айсвайн отличается от классических вин и почему его нельзя выпить много?

СНОБ
Открыть в приложении