5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Тромбоз Тромбоз

Для формирования тромбов необходимо сочетание трёх факторов

Здоровье
Почти сорокалетняя Toyota Land Cruiser 70-й серии выйдет с обновлённым дизайном и новым турбодизелем Почти сорокалетняя Toyota Land Cruiser 70-й серии выйдет с обновлённым дизайном и новым турбодизелем

Четвёртый рестайлинг классической 70-й серии, который возвращается в Японию

4x4 Club
Правильное питание: начать всё заново Правильное питание: начать всё заново

Разбейте глобальную задачу похудения на маленькие шаги, и все получится

Домашний Очаг
От страха до любви: как изменилось отношение учителей к ChatGPT От страха до любви: как изменилось отношение учителей к ChatGPT

Как ChatGPT сначала посеял панику в рядах преподавателей и учителей

Forbes
Казино без алкоголя: почему математики не любят рулетку и во что играют инвесторы Казино без алкоголя: почему математики не любят рулетку и во что играют инвесторы

Отрывок из книги популяризатора найки Нила Деграсса Тайсона — «Послание звезд»

Forbes
«Отец ядерной бомбы»: 7 малоизвестных фактов о Роберте Оппенгеймере «Отец ядерной бомбы»: 7 малоизвестных фактов о Роберте Оппенгеймере

Какой жизнью жил Роберт Оппенгеймер и о чем больше всего жалел в её конце?

СНОБ
Мантра: 5 способов улучшить свою жизнь Мантра: 5 способов улучшить свою жизнь

Как мантры могут улучшить твою жизнь?

VOICE
Самораскрытие: когда стоит и не стоит делиться с собеседником своим опытом и переживаниями Самораскрытие: когда стоит и не стоит делиться с собеседником своим опытом и переживаниями

Что такое самораскрытие и почему эта наклонность многих раздражает?

Psychologies
«Губы трупа» и автозагар: самый неудачный макияж знаменитостей – от Селены Гомес до Памелы Андерсон «Губы трупа» и автозагар: самый неудачный макияж знаменитостей – от Селены Гомес до Памелы Андерсон

Примеры из нашей подборки доказывают: иногда и профессионалы макияжа ошибаются!

VOICE
Пермская обитель Пермская обитель

Илья Гришаев: почерк абстракции

Weekend
Береги личный бренд с молоду: как рассказать подростку о репутации в интернете Береги личный бренд с молоду: как рассказать подростку о репутации в интернете

Глава из книги «Поговорят и забудут» о том, как противостоять интернет-агрессии

Forbes
Робот на присосках поможет слабовидящим купить напиток в автомате Робот на присосках поможет слабовидящим купить напиток в автомате

Это устройство поможет слабовидящим взаимодействовать с сенсорными экранами

N+1
Описать технический прогресс. Кто придумал теорию для двигателя внутреннего сгорания Описать технический прогресс. Кто придумал теорию для двигателя внутреннего сгорания

Для своего времени ДВС стал настоящим чудом инженерной мысли

СНОБ
Красная львица Красная львица

Убранству 80-метровой Leona позавидуют иные дворцы шейхов

Y Magazine
Сто тысяч дрозофил не почувствовали магнитного поля Сто тысяч дрозофил не почувствовали магнитного поля

Почему изучать магниторецепцию на дрозофилах не получится

N+1
Дневник суперженщины Дневник суперженщины

Анна Хилькевич о честных слезах, блогерстве, открытии детского сада

OK!
Топ-5 самых дорогих наручных часов в мире Топ-5 самых дорогих наручных часов в мире

Наручные часы — аксессуар с, пожалуй, самым широким разбросом цен

Maxim
Настоящий подполковник Настоящий подполковник

23 февраля 1981 года подполковник Антонио Техеро захватил испанский парламент

Дилетант
Художник Саша Шардак: Человек склонен романтизировать все новое и представлять приятное будущее Художник Саша Шардак: Человек склонен романтизировать все новое и представлять приятное будущее

Об эстетике оттепели, ностальгии по ушедшим временам и романтизации новизны

СНОБ
Дмитрий Леонтьев. Когда вернутся немцы Дмитрий Леонтьев. Когда вернутся немцы

Недавно один француз удивил меня скандалом, который разразился в его семье

4x4 Club
Вымойте это немедленно: 10 самых грязных продуктов на полках в супермаркете Вымойте это немедленно: 10 самых грязных продуктов на полках в супермаркете

Первым делом, придя из продуктового магазина, помойте эти продукты!

ТехИнсайдер
Железная логика: почему промышленники против оборотных штрафов за утечки данных Железная логика: почему промышленники против оборотных штрафов за утечки данных

Сталевары выступили с критикой ведения оборотных штрафов за утечки данных

Forbes
Крыло бабочки помогло создать охлаждающую цветную пленку Крыло бабочки помогло создать охлаждающую цветную пленку

Температура крыла бабочки оказалась до двух градусов ниже окружающего воздуха

N+1
От «Энеиды» до «Лавины»: любимые книги миллиардеров От «Энеиды» до «Лавины»: любимые книги миллиардеров

Бизнесмены, помимо книг об инвестициях , также читают художественную литературу

Forbes
Нарушение закона излучения Кирхгофа подтвердили экспериментально Нарушение закона излучения Кирхгофа подтвердили экспериментально

Физики впервые увидели в эксперименте нарушение теплового закона Кирхгофа

N+1
Яхты в кадре Яхты в кадре

Роли, которые играют яхты в нашумевших фильмах

Y Magazine
Пришло время поговорить. Как понять и поддержать подростка Пришло время поговорить. Как понять и поддержать подростка

Что нужно сделать матери, которая хочет выслушать своего ребенка

СНОБ
Король Прусский Фридрих Вильгельм III с сыновьями благодарит Москву за спасение его государства Король Прусский Фридрих Вильгельм III с сыновьями благодарит Москву за спасение его государства

В 1818 году Фридрих Вильгельм III вместе со своими сыновьями приехал в Россию

Дилетант
10 способов испортить первое свидание 10 способов испортить первое свидание

Каких поступков и тем следует избегать при первом свидании?

Psychologies
Пятиминутный гид по аутофагии — механизму вечной молодости (но это не точно) Пятиминутный гид по аутофагии — механизму вечной молодости (но это не точно)

«Аутофагия» — это самоочищение организма от поврежденных клеток и их частей

Правила жизни
Открыть в приложении