Как грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день

ЛизаБизнес

Время выбрасывать

Представь, что каждый день ты носишь за плечами рюкзак со своими делами. Если успела выполнить все намеченное, то твоя ноша легка. А когда что-то не доделала, то каждое упущение, словно увесистый камень, отягощает твою поклажу, лишая тебя сил, энергии и позитивного отношения к жизни...

А давай эти камни обратим... в цветы! Согласись, приносить с работы букеты из маленьких трудовых подвигов куда приятнее. Совершить такое волшебство под силу каждому, нужно только соблюдать два важных правила: грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день.

Вам здесь не место

Окинь придирчивым взглядом свое рабочее пространство. Если стол завален настолько, что едва виден монитор, срочно приступай к разборам. Выдели для этого свободный день или приди на работу чуть раньше.

Первым делом советует избавиться от давно утративших актуальность бумаг, старых журналов, визиток, сломанных и ненужных канцелярских принадлежностей. Это позволит тебе не отвлекаться на все эти вечно раздражающие и мешающие тебе мелочи, а, значит, повысить свою продуктивность. Иначе, трудясь над какой-то архисложной задачей, твой взгляд будет постоянно натыкаться то на невымытую кружку, то на толстенную папку с неразобранными документами, ты начнешь мысленно за все это себя ругать – сосредоточиться в такой обстановке не получится.

Для документов заведи себе два лотка. Один – для новых бумаг и свежей корреспонденции. Второй – для всего того, что уже находится в работе. Уделяй время для разбора этих двух «провокаторов тревожности»: занимайся этим, скажем, по понедельникам, а если бумаг много – каждое утро. Важные документы перед передачей в смежные отделы можешь отсканировать, чтобы, в случае чего, у тебя были доказательства, что задачу ты выполнила.

Не копи лишнее. Получила визитку, которая тебе может пригодиться – сразу занеси контакт в телефон или компьютерный файл, а от карточки избавься, чтобы не плодить мусор. Строгое «нет» говори и канцелярке. Да, эта яркая ручка такая симпатичная, но она уже пятая – вряд ли ты пишешь всеми сразу. Держи под рукой только то, чем пользуешься каждый день, остальное – в стол или отдавай коллегам-растеряшам, у которых все «куда-то пропадает».

Чтобы не разводить бардак в ящиках стола, мелкие предметы разложи по небольшим открытым коробочкам. Не кидай их среди документов, а их, в свою очередь, клади в подписанные папки. Так ты не получишь эффекта «с глаз долой...»

Держи свое рабочее место в чистоте. Ведь пыль и грязь ужасно раздражают! И опять же мешают сосредоточиться.

Полезные зоны

В идеале на рабочем столе в зоне видимости должно быть только то, с чем ты постоянно работаешь. Предположим, компьютер, ежедневник, папки с нужными документами и необходимые канцелярские принадлежности. Остальные предметы лучше вывести из поля зрения, чтобы они тебя не отвлекали.

А как же фото близких и цветы? Как известно, милые вещицы и яркие акценты помогают «отдохнуть взгляду», снять напряжение, переключиться – и в итоге получить заряд энергии и новых идей. Но это работает только в том случае, если ты трудоголик в хорошем смысле слова: способна сосредоточиться на рабочей задаче и крутить ее в голове, пока не решишь. Если же ты мечтательница, лучше убери все отвлекающее с глаз, чтобы не витать в облаках.

Вещи полезны тогда, когда находятся на нужном месте. Например, мусорную корзину сложно назвать функциональной, если она стоит в трех метрах от твоего рабочего стола. Либо ты будешь отвлекаться на каждый фантик, чтобы дойти до нее (хотя ходить полезно), либо мусор будет копиться у тебя на столе. Ни то, ни другое не сказывается положительно на работе и нервной системе. Поэтому размещай все вещи так, чтобы было удобно. Бумагу для печати храни около принтера, стикеры – рядом с ежедневником.

Кстати, о стикерах. Их хорошо использовать как закладки – в книгах, журналах. А вот в качестве «напоминалок» их надо применять «дозированно»: цветные бумажки, развешанные по периметру монитора, а то и по всему столу, служат мощным отвлекающим фактором. Лучше делай записи в ежедневнике. Но если без стикеров ты не можешь, то наклеивай не больше 5–7. Большее количество наш мозг просто не способен воспринимать.

Постарайся разделить рабочее пространство на зоны. определи место для папок с документами, ежедневника. Можешь сделать маленький «личный уголок», где будет стоять фото любимой собаки, чашка для кофе. Важно, чтобы вещи знали свое место и не «гуляли» по всему столу, создавая хаос.

Зонирование, точнее, структурирование, проведи и в компьютере. Разгребание информационных завалов – подвиг, но он того стоит. Для каждого проекта заведи отдельную папку, в ней храни подпапки по задачам. Неактуальную информацию архивируй.

В поддержку офисным сотрудникам

  • Чтобы избежать болей в пояснице, на стул в зону прогиба спины положи небольшую подушку.
  • Подставка для ног даст необходимый угол в 90 градусов и предотвратит проблемы с коленями.
  • При работе за компьютером клади кисть на специальную подушечку – избежишь «туннельного синдрома».

Я все записываю

Ты переживаешь, что не успеешь что-то сделать, думаешь о том, что нужно не забыть... Все это сильно отвлекает от работы и не дает спокойно жить. В итоге все равно ты что-то упускаешь, еще больше нервничаешь, злишься на себя. Как справиться с тревожностью и успеть все сделать в срок? Спасет планирование.

1. ВЕДИ ЕЖЕДНЕВНИК. Он помогает структурировать работу и контролировать саму себя. Задачи записывай каждый день по мере поступления, а вечером, уходя с работы, проверь, что нужно сделать завтра. Ничего? Странно? Задержись на пять минут – и запланируй. Так ты избавишься от навязчивых мыслей о том, что ты чего-то не успеешь или забудешь.

2. ВЫДЕЛЯЙ ДЕЛА, НАЗНАЧЕННЫЕ НА ОПРЕДЕЛЕННОЕ ВРЕМЯ. Совещание, встреча с клиентом – все то, что важно не пропустить: отмечай их маркером или как-то еще. Если у тебя таких мероприятий много, можешь разбить страницу ежедневника на две части, озаглавив их, например, «№ 1» и «№ 2». В первую записывай то, где есть четкая привязка ко времени (можешь их дублировать напоминалками в телефоне), во вторую – остальное.

3. РАССТАВЬ ПРИОРИТЕТЫ. Со сложными и неприятными делами расправляйся с утра, когда твоя «батарейка» показывает полный заряд. Такие задачи можешь пометить, например, молнией. Восклицательным знаком обозначь дела, которые надо выполнить обязательно, иначе будет ай-яй-яй. Улыбающуюся рожицу поставь напротив того, что хорошо бы сделать, но не горит. Нейтральным смайликом отметь задачи, направленные на долгосрочную перспективу, не требующие немедленного исполнения. Кстати, срочные и несрочные дела, так же как сложные и простые, должны чередоваться. Если ты непомерно нагрузишь себя или распишешь свой день по минутам и не сможешь выполнить намеченное, то отклонение от графика сильно тебя расстроит, а в любом деле главное – позитивный настрой.

4. ВЫПОЛНИВ ДЕЛО, ВЫЧЕРКНИ ЕГО ИЗ СПИСКА. Это простое действие вдохновляет, ведь ты справилась с задачей – это маленькая победа. Главное, планировать свою жизнь, а не пускать на самотек.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Фотографу этих снимков навсегда запретили въезд в Северную Корею. Посмотрите! Фотографу этих снимков навсегда запретили въезд в Северную Корею. Посмотрите!

Как живет социум закрытых от мира стран?

ТехИнсайдер
Секрет безупречного внешнего вида: 3 устройства, которые избавят вещи от складок Секрет безупречного внешнего вида: 3 устройства, которые избавят вещи от складок

Есть три прибора, которые позволяют убрать складки на одежде без усилий

CHIP
Игра в осьминога Игра в осьминога

Разбираемся в философской подоплеке секса с куклами и грибами

Правила жизни
Первый резидент Кима Филби Первый резидент Кима Филби

Человек по имени Хиель Рейф сыграл немалую роль в истории разведки

Дилетант
Катя Кабак. Единственное, чего можно с уверенностью ждать от жизни, — это изменений Катя Кабак. Единственное, чего можно с уверенностью ждать от жизни, — это изменений

Я давно поняла, что нет никакого смысла пытаться что-то объяснить. Зачем?

Караван историй
В здоровых ли вы отношениях? Проверьте по 13 пунктам опросника В здоровых ли вы отношениях? Проверьте по 13 пунктам опросника

Как выглядит союз, к которому стоит стремиться?

Psychologies
«Поговорите со своим страхом»: 3 совета, как психологически подготовиться к смене работы «Поговорите со своим страхом»: 3 совета, как психологически подготовиться к смене работы

Разбираемся, как безболезненно сменить род или место деятельности

Psychologies
Национальный домен: какие приемы мировой практики в сети может применять российский бизнес Национальный домен: какие приемы мировой практики в сети может применять российский бизнес

Почему бизнес в России еще только в начале своего пути в онлайне

Inc.
Кто и когда сделал первое фото Земли из космоса? Узнайте интересную историю! Кто и когда сделал первое фото Земли из космоса? Узнайте интересную историю!

Как и когда появилась первая фотография Земли из космоса

ТехИнсайдер
На работу в худи: как настроить работу с зумерами в компании На работу в худи: как настроить работу с зумерами в компании

Как правильно организовать работу с молодыми специалистами

Forbes
Упереться в «бумажный потолок»: как отсутствие диплома мешает людям строить карьеру Упереться в «бумажный потолок»: как отсутствие диплома мешает людям строить карьеру

Как «бумажный потолок» ограничивает таланты и амбиции людей

Forbes
Как папа Карло Как папа Карло

Как химик-технолог и редактор Men's Health пришел к жизни, наполненной смыслом

Afternoon Seasons of life
Разрешить себе жить Разрешить себе жить

Почему середина жизни — время, когда можно все, особенно в любви

Afternoon Seasons of life
Противовирусные не принесли значимой пользы при амбулаторном лечении гриппа Противовирусные не принесли значимой пользы при амбулаторном лечении гриппа

Противовирусная терапия не влияет на смертность при нетяжелом течении гриппа

N+1
Увидимся летом в Бушети! Увидимся летом в Бушети!

Шалва Амонашвили и Артём Соловейчик о возрасте, памяти, учителях и учениках

Afternoon Seasons of life
5 женских поступков, которые мужчины считают пассивной агрессией 5 женских поступков, которые мужчины считают пассивной агрессией

Замаскированная жесткость, которая причиняет мужчинам боль

Psychologies
Колбаса и хлеб на ветках: топ необычных деревьев с самыми странными плодами Колбаса и хлеб на ветках: топ необычных деревьев с самыми странными плодами

Могут ли на деревьях расти огурцы?

ТехИнсайдер
Татьяна Ходот Татьяна Ходот

Преподавательница геометрии Татьяна Ходот всю блокаду провела в Ленинграде

Собака.ru
«Хризапелия прыгает с ветки, расправив ребра» «Хризапелия прыгает с ветки, расправив ребра»

Где живут, чем питаются и как летают змеи — и почему у них раздвоенный язык

Weekend
«История Земли в 25 камнях: Геологические тайны и люди, их разгадавшие» «История Земли в 25 камнях: Геологические тайны и люди, их разгадавшие»

Кто разрешил спор о природе лавы

N+1
В Испании нашли древнейшее на Пиренейском полуострове изделие из зуба бегемота В Испании нашли древнейшее на Пиренейском полуострове изделие из зуба бегемота

В Испании обнаружили древнейший артефакт, изготовленный из зуба бегемота

N+1
LoveGPT: как искусственный интеллект меняет приложения для знакомств и сферу отношений LoveGPT: как искусственный интеллект меняет приложения для знакомств и сферу отношений

AI уже добрался до человеческих отношений, но пока не установил власть над ними

СНОБ
Психологический портрет: что такое панические атаки Психологический портрет: что такое панические атаки

Что испытывает человек при приступах паники?

Forbes
Бэтмен, машинист и американский психопат: 10 фильмов с Кристианом Бэйлом Бэтмен, машинист и американский психопат: 10 фильмов с Кристианом Бэйлом

Вспоминаем десять лучших фильмов с участием Кристиана Бэйла

Правила жизни
«Я верю в молочку» «Я верю в молочку»

Владислав Чебурашкин о своем подходе к бизнесу и потреблении молочных продуктов

Агроинвестор
На вес золота: 10 неожиданных фактов об этом ценном металле На вес золота: 10 неожиданных фактов об этом ценном металле

Что вы знаете о золоте?

ТехИнсайдер
«Я все для него делаю, а он!»: 10 способов самообороны от манипуляций «Я все для него делаю, а он!»: 10 способов самообороны от манипуляций

Хотите инструкцию, какие принять меры против манипуляций?

Psychologies
Стратегия успеха Стратегия успеха

Эффективные способы побороть застенчивость и стать увереннее в себе

Лиза
10 черт, в которые влюбляются мужчины 10 черт, в которые влюбляются мужчины

Как происходит влюбленность у мужчин?

Psychologies
Первое собеседование в жизни: правила успеха Первое собеседование в жизни: правила успеха

Как подготовиться к собеседованию, особенно к первому в жизни

Psychologies
Открыть в приложении