Как грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день

ЛизаБизнес

Время выбрасывать

Представь, что каждый день ты носишь за плечами рюкзак со своими делами. Если успела выполнить все намеченное, то твоя ноша легка. А когда что-то не доделала, то каждое упущение, словно увесистый камень, отягощает твою поклажу, лишая тебя сил, энергии и позитивного отношения к жизни...

А давай эти камни обратим... в цветы! Согласись, приносить с работы букеты из маленьких трудовых подвигов куда приятнее. Совершить такое волшебство под силу каждому, нужно только соблюдать два важных правила: грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день.

Вам здесь не место

Окинь придирчивым взглядом свое рабочее пространство. Если стол завален настолько, что едва виден монитор, срочно приступай к разборам. Выдели для этого свободный день или приди на работу чуть раньше.

Первым делом советует избавиться от давно утративших актуальность бумаг, старых журналов, визиток, сломанных и ненужных канцелярских принадлежностей. Это позволит тебе не отвлекаться на все эти вечно раздражающие и мешающие тебе мелочи, а, значит, повысить свою продуктивность. Иначе, трудясь над какой-то архисложной задачей, твой взгляд будет постоянно натыкаться то на невымытую кружку, то на толстенную папку с неразобранными документами, ты начнешь мысленно за все это себя ругать – сосредоточиться в такой обстановке не получится.

Для документов заведи себе два лотка. Один – для новых бумаг и свежей корреспонденции. Второй – для всего того, что уже находится в работе. Уделяй время для разбора этих двух «провокаторов тревожности»: занимайся этим, скажем, по понедельникам, а если бумаг много – каждое утро. Важные документы перед передачей в смежные отделы можешь отсканировать, чтобы, в случае чего, у тебя были доказательства, что задачу ты выполнила.

Не копи лишнее. Получила визитку, которая тебе может пригодиться – сразу занеси контакт в телефон или компьютерный файл, а от карточки избавься, чтобы не плодить мусор. Строгое «нет» говори и канцелярке. Да, эта яркая ручка такая симпатичная, но она уже пятая – вряд ли ты пишешь всеми сразу. Держи под рукой только то, чем пользуешься каждый день, остальное – в стол или отдавай коллегам-растеряшам, у которых все «куда-то пропадает».

Чтобы не разводить бардак в ящиках стола, мелкие предметы разложи по небольшим открытым коробочкам. Не кидай их среди документов, а их, в свою очередь, клади в подписанные папки. Так ты не получишь эффекта «с глаз долой...»

Держи свое рабочее место в чистоте. Ведь пыль и грязь ужасно раздражают! И опять же мешают сосредоточиться.

Полезные зоны

В идеале на рабочем столе в зоне видимости должно быть только то, с чем ты постоянно работаешь. Предположим, компьютер, ежедневник, папки с нужными документами и необходимые канцелярские принадлежности. Остальные предметы лучше вывести из поля зрения, чтобы они тебя не отвлекали.

А как же фото близких и цветы? Как известно, милые вещицы и яркие акценты помогают «отдохнуть взгляду», снять напряжение, переключиться – и в итоге получить заряд энергии и новых идей. Но это работает только в том случае, если ты трудоголик в хорошем смысле слова: способна сосредоточиться на рабочей задаче и крутить ее в голове, пока не решишь. Если же ты мечтательница, лучше убери все отвлекающее с глаз, чтобы не витать в облаках.

Вещи полезны тогда, когда находятся на нужном месте. Например, мусорную корзину сложно назвать функциональной, если она стоит в трех метрах от твоего рабочего стола. Либо ты будешь отвлекаться на каждый фантик, чтобы дойти до нее (хотя ходить полезно), либо мусор будет копиться у тебя на столе. Ни то, ни другое не сказывается положительно на работе и нервной системе. Поэтому размещай все вещи так, чтобы было удобно. Бумагу для печати храни около принтера, стикеры – рядом с ежедневником.

Кстати, о стикерах. Их хорошо использовать как закладки – в книгах, журналах. А вот в качестве «напоминалок» их надо применять «дозированно»: цветные бумажки, развешанные по периметру монитора, а то и по всему столу, служат мощным отвлекающим фактором. Лучше делай записи в ежедневнике. Но если без стикеров ты не можешь, то наклеивай не больше 5–7. Большее количество наш мозг просто не способен воспринимать.

Постарайся разделить рабочее пространство на зоны. определи место для папок с документами, ежедневника. Можешь сделать маленький «личный уголок», где будет стоять фото любимой собаки, чашка для кофе. Важно, чтобы вещи знали свое место и не «гуляли» по всему столу, создавая хаос.

Зонирование, точнее, структурирование, проведи и в компьютере. Разгребание информационных завалов – подвиг, но он того стоит. Для каждого проекта заведи отдельную папку, в ней храни подпапки по задачам. Неактуальную информацию архивируй.

В поддержку офисным сотрудникам

  • Чтобы избежать болей в пояснице, на стул в зону прогиба спины положи небольшую подушку.
  • Подставка для ног даст необходимый угол в 90 градусов и предотвратит проблемы с коленями.
  • При работе за компьютером клади кисть на специальную подушечку – избежишь «туннельного синдрома».

Я все записываю

Ты переживаешь, что не успеешь что-то сделать, думаешь о том, что нужно не забыть... Все это сильно отвлекает от работы и не дает спокойно жить. В итоге все равно ты что-то упускаешь, еще больше нервничаешь, злишься на себя. Как справиться с тревожностью и успеть все сделать в срок? Спасет планирование.

1. ВЕДИ ЕЖЕДНЕВНИК. Он помогает структурировать работу и контролировать саму себя. Задачи записывай каждый день по мере поступления, а вечером, уходя с работы, проверь, что нужно сделать завтра. Ничего? Странно? Задержись на пять минут – и запланируй. Так ты избавишься от навязчивых мыслей о том, что ты чего-то не успеешь или забудешь.

2. ВЫДЕЛЯЙ ДЕЛА, НАЗНАЧЕННЫЕ НА ОПРЕДЕЛЕННОЕ ВРЕМЯ. Совещание, встреча с клиентом – все то, что важно не пропустить: отмечай их маркером или как-то еще. Если у тебя таких мероприятий много, можешь разбить страницу ежедневника на две части, озаглавив их, например, «№ 1» и «№ 2». В первую записывай то, где есть четкая привязка ко времени (можешь их дублировать напоминалками в телефоне), во вторую – остальное.

3. РАССТАВЬ ПРИОРИТЕТЫ. Со сложными и неприятными делами расправляйся с утра, когда твоя «батарейка» показывает полный заряд. Такие задачи можешь пометить, например, молнией. Восклицательным знаком обозначь дела, которые надо выполнить обязательно, иначе будет ай-яй-яй. Улыбающуюся рожицу поставь напротив того, что хорошо бы сделать, но не горит. Нейтральным смайликом отметь задачи, направленные на долгосрочную перспективу, не требующие немедленного исполнения. Кстати, срочные и несрочные дела, так же как сложные и простые, должны чередоваться. Если ты непомерно нагрузишь себя или распишешь свой день по минутам и не сможешь выполнить намеченное, то отклонение от графика сильно тебя расстроит, а в любом деле главное – позитивный настрой.

4. ВЫПОЛНИВ ДЕЛО, ВЫЧЕРКНИ ЕГО ИЗ СПИСКА. Это простое действие вдохновляет, ведь ты справилась с задачей – это маленькая победа. Главное, планировать свою жизнь, а не пускать на самотек.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Почему японский культ уборки стоит перенести в офисы Почему японский культ уборки стоит перенести в офисы

Японские системы наведения порядка переживают триумф

Forbes
Решиться стать родителями Решиться стать родителями

Радмила Хакова о том, как она пять лет готовилась к рождению дочери

Afternoon Seasons of life
Летний ликбез Летний ликбез

Почему одного SPF нам будет недостаточно

Лиза
Вызов самой себе Вызов самой себе

Леонела Мантурова — о выборе профессии и умении не сдаваться перед сложностями

OK!
«Всё необходимое для карри» «Всё необходимое для карри»

Как в Британии появились блюда с приправой карри

Наука и жизнь
Как искусственный интеллект меняет бьюти-индустрию Как искусственный интеллект меняет бьюти-индустрию

Как технологии ИИ ежедневно помогают бьюти-мастерам в работе?

Inc.
Мария Каллас. Обманутые надежды Мария Каллас. Обманутые надежды

У тебя могут быть талант, слава и деньги, но они не сделают тебя счастливой

Караван историй
Звуковое сопровождение Звуковое сопровождение

«Голос моря», стоячие волны, поющие пески, шепчущие стены и эхо

Вокруг света
«Я все для него делаю, а он!»: 10 способов самообороны от манипуляций «Я все для него делаю, а он!»: 10 способов самообороны от манипуляций

Хотите инструкцию, какие принять меры против манипуляций?

Psychologies
«Сейчас очень много злобы и ненависти вокруг, а людям нужны простые человеческие чувства»: интервью с Евгением Писаревым «Сейчас очень много злобы и ненависти вокруг, а людям нужны простые человеческие чувства»: интервью с Евгением Писаревым

Режиссер Евгений Писарев — о своих спектаклях «Плохие хорошие» и «Тартюф»

СНОБ
О чем говорят великие пожары прошлого: причины, последствия и уроки О чем говорят великие пожары прошлого: причины, последствия и уроки

Крупные пожары, изменившие города и судьбы — от Сан-Франциско до Москвы

СНОБ
Книга навсегда Книга навсегда

Как Патриция Дзерби создала новый вид литературы — «тихую книгу», Silent Воок

Afternoon Seasons of life
Что такое «эффект Микеланджело» в психологии отношений? Узнайте факт и совет от психологов Что такое «эффект Микеланджело» в психологии отношений? Узнайте факт и совет от психологов

Как «эффект Микеланджело» учит поддерживать друг друга на пути к самореализации

ТехИнсайдер
6 моментов, которые многое расскажут вам о характере человека 6 моментов, которые многое расскажут вам о характере человека

Что можно узнать о человеке по его поведению?

Psychologies
Магия вкуса Магия вкуса

Едем в Туркменистан за гастрономическими впечатлениями

Лиза
Как зарабатывать больше: 5 лайфхаков и 3 задания Как зарабатывать больше: 5 лайфхаков и 3 задания

Непросто найти человека, которого не волнует вопрос «Где взять больше денег?»

Psychologies
Только не перезванивайте: 5 простых способов, как узнать, кто звонил с неизвестного номера Только не перезванивайте: 5 простых способов, как узнать, кто звонил с неизвестного номера

Как понять, что с незнакомого номера звонит злоумышленник?

ТехИнсайдер
Норма жизни: зачем министерству спорта 70 процентов занимающихся физкультурой Норма жизни: зачем министерству спорта 70 процентов занимающихся физкультурой

Что не так с методикой подсчетов спортивных граждан?

Forbes
Good Day Today. До свидания, Дэвид Линч Good Day Today. До свидания, Дэвид Линч

Дэвид Линч был человеком без возраста и с особым чувством юмора

СНОБ
Как улучшить настроение за 5 минут: простые, но отлично работающие способы Как улучшить настроение за 5 минут: простые, но отлично работающие способы

Несколько приемов, которые помогут быстро встряхнуться и улучшить настроение

VOICE
Гений места Гений места

Кто придумал создать музей-квартиру барабанщика группы «Кино» Георгия Гурьянова

Собака.ru
Ольга Хохлова: «Михалков зашел в гримерку, я так разволновалась, что кинулась ему на грудь и расцеловала...» Ольга Хохлова: «Михалков зашел в гримерку, я так разволновалась, что кинулась ему на грудь и расцеловала...»

Я учусь смиряться, принимать себя

Коллекция. Караван историй
«То, что на экране, — это психическая реальность тех, кто смотрит, а не тех, кого показывают» «То, что на экране, — это психическая реальность тех, кто смотрит, а не тех, кого показывают»

Режиссер Рената Джало о своем фильме «На этой земле»

Weekend
Психоскопия ближнего поля Психоскопия ближнего поля

Даже за совсем умозрительной фантастикой может скрываться серьезная научная база

N+1
4 признака того, что вы знаете своего партнера слишком хорошо 4 признака того, что вы знаете своего партнера слишком хорошо

Признаки того, что вы видите вместо своего партнера набор шаблонов

Psychologies
Роботы в поиске розеток Роботы в поиске розеток

Генеративному искусственному интеллекту грозит дефицит электричества

Ведомости
Велосипеды, ткацкие станки и кофемолки: что выпускали известные автомобильные бренды до машин Велосипеды, ткацкие станки и кофемолки: что выпускали известные автомобильные бренды до машин

С каких товаров начинали свой путь автомобильные гиганты?

ТехИнсайдер
Когда не развернуться Когда не развернуться

Как организовать хранение в маленькой квартире

Лиза
Евгений Цыганов: «В конечном счете сериал не про глянец, а про выбор» Евгений Цыганов: «В конечном счете сериал не про глянец, а про выбор»

Евгений Цыганов — о Мастере и своей роли рефлексирующего сноба

Ведомости
После вчерашнего После вчерашнего

10 приемов, помогающих избежать похмелья

Лиза
Открыть в приложении