Изнанка малого бизнеса: как структурировать процессы с первого дня
Сначала вроде все просто: договорились в чате, зафиксировали в табличке, сделали или не сделали. Но стоит появиться десятку новых сотрудников — и система трещит по швам, в бизнесе нарастает хаос. Выстраивать структуру и начинать использовать трекинг нужно с «детства», чтобы не было мучительно больно переносить тысячи задач и приучать несколько отделов к организации. Мы собрали истории малого бизнеса, который на ощупь выстраивал управление задачами и процессами, ошибался, начинал заново и, наконец, находил то, что работает.
Что скрывается за картинкой
То, что мы видим в соцсетях — счастливые посетители кафе или салона красоты — обложка малого бизнеса. За этим стоят нескончаемые переписки, горы задач и вечное чувство, что «мы опять забыли это обсудить». Внутри — «офисный подвал», где многое держится на памяти, взаимовыручке и сотне негласных договоренностей. И это неплохо работает до тех пор, пока вы не вырастаете или не доходите до первого серьезного кризиса.
«Чем меньше бизнес, тем чаще он живет на личных договоренностях, — комментирует основатель проекта «Организационная динамика», эксперт-практик в области организационного развития, управления и психологии Оксана Титова. — Все решается «по ходу», «по-человечески». Пока команда маленькая, это воспринимается как гибкость. Меньше бюрократии, выше скорость. Но с ростом бизнеса напряжение в этой модели начинает накапливаться, задачи срываются. Фиксация договоренностей и задач в календарях или дэшбордах позволяет визуализировать рабочие процессы и снизить уровень хаоса. Часто малые бизнесы боятся формализовать процессы, чтобы «не испортить атмосферу». Но ясность не убивает доверие: чем яснее структура, тем меньше эмоциональных перегрузок и недомолвок в команде».
«Цех85» — крупнейшая сеть пекарен Петербурга и Москвы с собственной франшизой. С 2016 года «Цех85» открыли более 180 кафе-пекарен и продолжают развиваться, расширяя франшизную сеть.
Полтора года назад компания приняла решение расширить ИТ-команду новым подразделением — отделом программной разработки, в том числе, чтобы уйти от зависимости от внешних подрядчиков и ускорить реализацию внутренних инициатив, а именно внутреннего корпоративного портала. Для нового ИТ-подразделения необходим был удобный инструмент для планирования и ведения проектов. Имеющиеся программные продукты, которые использовались для бизнес-процессов в компании, не подходили из-за недостаточной гибкости и отсутствия функционала интеграции с платформами разработки.
Пекарни «Цех85»: как автоматизировать рабочие процессы и безболезненно сменить тикет-систему
«Цех85» — крупнейшая сеть пекарен Петербурга и Москвы с собственной франшизой. С 2016 года «Цех85» открыли более 180 кафе-пекарен и продолжают развиваться, расширяя франшизную сеть.
Полтора года назад компания приняла решение расширить ИТ-команду новым подразделением — отделом программной разработки, в том числе, чтобы уйти от зависимости от внешних подрядчиков и ускорить реализацию внутренних инициатив, а именно внутреннего корпоративного портала. Для нового ИТ-подразделения необходим был удобный инструмент для планирования и ведения проектов. Имеющиеся программные продукты, которые использовались для бизнес-процессов в компании, не подходили из-за недостаточной гибкости и отсутствия функционала интеграции с платформами разработки.
«Цех85» — сеть пекарен и кафе, в которой запуски продуктов происходят постоянно: фестивали, сезонные акции и так далее. Три месяца назад в «Цех85» встал вопрос переноса задач отдела маркетинга из Asana. В системе было более 20 тысяч задач, и управлять ими становилось все неудобнее. Как об этом написано выше, команде требовался инструмент, более устойчивый к масштабированию и лучше подходящий для взаимодействия с другими отделами. Был выбран Яндекс Трекер.
«Появляется, например, у нас какое-то новое пирожное — и дальше идет цепочка задач: соцсети, упаковка, фотосессия, мерч, взаимодействие с блогерами. Все это нужно согласовать и выпустить в срок», — говорят в компании.
Перенос занял два месяца: специалисты внутреннего отдела разработки настроили интеграцию API между Asana и Трекером. В результате все данные были перенесены корректно, и работа отдела маркетинга продолжилась в новой системе — более удобной и эффективной.
ИТ-департамент «Цеха85»
«Нам нужен был гибкий трекер с API и интеграцией с GitLab, GitHub и удобным парсингом задач. Мы рассматривали около 20 продуктов, 6 попробовали, процесс занял около полугода. В итоге остановились на Яндекс Трекере. Удобно, что задачи формируются в очереди, и по каждой очереди задач, как и по каждой доске, можно использовать инструмент, который редко где встречается, в частности, используется в отделе разработки для отслеживания просрочек задач, либо прохождения каких-то задач по ключевым точкам. Это дает прозрачность. Сейчас у нас около полутора тысяч активных задач, они делятся на несколько подразделений и по проектам, которых около 20».